Harvia Oyj:n pörssitiedote 14.3.2025 klo 9.30
KUTSU HARVIA OYJ:N VARSINAISEEN YHTIÖKOKOUKSEEN
Harvia Oyj:n osakkeenomistajat kutsutaan varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään 8.4.2025 klo 10.00 Pikku-Finlandian Honka-salissa, osoitteessa Karamzininranta 4, 00100 Helsinki. Kokoukseen ilmoittautuneiden vastaanottaminen ja äänestyslippujen jakaminen kokouspaikalla aloitetaan klo 9.00.
Osakkeenomistajat voivat käyttää äänioikeuttaan myös äänestämällä ennakkoon. Ohjeet ennakkoäänestykseen on esitetty tämän yhtiökokouskutsun osassa C.
Yhtiökokousta on mahdollista seurata verkkolähetyksen välityksellä. Ohjeet verkkolähetyksen seuraamiseen ovat saatavilla yhtiön internetsivuilla www.harviagroup.com. Verkkolähetyksen välityksellä ei ole mahdollista esittää kysymyksiä, tehdä vastaehdotuksia, käyttää muita puheenvuoroja tai äänestää. Kokouksen seuraamista verkkolähetyksen välityksellä ei pidetä yhtiökokoukseen osallistumisena tai osakkeenomistajien oikeuksien käyttämisenä.
A. Yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat
Yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
1. Kokouksen avaaminen
2. Kokouksen järjestäytyminen
3. Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskun valvojien valitseminen
4. Kokouksen laillisuuden toteaminen
5. Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen
6. Vuoden 2024 tilinpäätöksen, toimintakertomuksen, tilintarkastuskertomuksen ja kestävyysraportoinnin varmennuskertomuksen esittäminen
- Toimitusjohtajan katsauksen esittäminen.
Tilinpäätös, toimintakertomus (sisältäen kestävyysraportin), tilintarkastuskertomus ja kestävyysraportoinnin varmennuskertomus ovat viimeistään 18.3.2025 alkaen saatavilla yhtiön internetsivuilla www.harviagroup.com.
7. Tilinpäätöksen vahvistaminen, mikä sisältää myös konsernitilinpäätöksen vahvistamisen
8. Taseen osoittaman voiton käyttäminen ja osingonjaosta päättäminen
Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että tilikaudelta 2024 vahvistetun taseen perusteella maksetaan osinkoa 0,75 euroa osakkeelta ja loppuosa jakokelpoisista varoista jätetään omaan pääomaan.
Hallitus ehdottaa, että osinko maksetaan kahdessa erässä. Ensimmäinen erä, 0,38 euroa osakkeelta, maksetaan osakkeenomistajille, jotka ovat osingonmaksun täsmäytyspäivänä 10.4.2025 merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon. Hallitus ehdottaa, että tämän erän osinko maksetaan 17.4.2025.
Toinen erä, 0,37 euroa osakkeelta, maksetaan lokakuussa 2025. Osingon toinen erä maksetaan osakkeenomistajille, jotka ovat osingonmaksun täsmäytyspäivänä merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon. Hallitus päättää 17.10.2025 pidettäväksi sovitussa kokouksessaan toisen erän osingonmaksun täsmäytyspäivän ja osingonmaksupäivän. Osingon täsmäytyspäivä olisi silloin 21.10.2025 ja osingon maksupäivä 28.10.2025.
9. Vastuuvapaudesta päättäminen hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle
10. Toimielinten palkitsemisraportin käsittely
Hallitus ehdottaa yhtiön toimielinten palkitsemisraportin 2024 hyväksymistä. Päätös on osakeyhtiölain mukaan neuvoa-antava.
Toimielinten palkitsemisraportti on viimeistään 18.3.2025 alkaen saatavilla yhtiön internetsivuilla www.harviagroup.com.
11. Toimielinten palkitsemispolitiikan käsittely
Hallitus ehdottaa yhtiön toimielinten palkitsemispolitiikan hyväksymistä. Päätös on osakeyhtiölain mukaan neuvoa-antava.
Toimielinten palkitsemispolitiikka on tämän yhtiökokouskutsun liitteenä (liite 1) sekä nähtävillä yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.harviagroup.com viimeistään 18.3.2025 alkaen.
12. Hallituksen ehdotus yhtiöjärjestyksen muuttamiseksi
Osakkeenomistajien nimitystoimikunnan ehdottaman hallituskokoonpanon mahdollistamiseksi, hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle yhtiöjärjestyksen 5 §:n muuttamista siten, että hallituksen jäsenten enimmäislukumäärä nostetaan nykyisestä kuudesta jäsenestä seitsemään. Kyseinen yhtiöjärjestyksen määräys kuuluu muutettuna seuraavasti:
5 § HALLITUS
Yhtiöllä on hallitus, johon kuuluu vähintään kolme ja enintään seitsemän varsinaista jäsentä. Hallitus valitsee toimikaudekseen keskuudestaan puheenjohtajan. Hallituksen jäsenten toimikausi päättyy vaalia ensiksi seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä.
Harvian liiketoiminta on kasvanut merkittävästi, ja yhtiö on laajentunut kansainvälisesti sekä monipuolistanut tuotevalikoimaansa. Kasvun myötä osakkeenomistajien nimitystoimikunta katsoo, että hallituksen jäsenten enimmäismäärän nostaminen seitsemään mahdollistaa hallitukseen tarvittavan osaamisen ja kokemuksen vahvistamisen. Lisäksi muutos lisää joustavuutta mukauttaa hallituksen kokoonpanoa Harvian kehittyvien liiketoimintatarpeiden mukaan.
13. Hallituksen jäsenten palkkioista päättäminen
Harvia Oyj:n osakkeenomistajien nimitystoimikunta ehdottaa yhtiökokoukselle, että hallituksen jäsenille maksetaan tulevalla toimikaudella palkkioita seuraavasti: hallituksen puheenjohtajan kuukausipalkkio 5 000 euroa (2024: 5 000 euroa), hallituksen varapuheenjohtajan kuukausipalkkio 3 500 euroa (2024: 3 500 euroa) sekä muiden hallituksen jäsenten kuukausipalkkio 3 000 euroa (2024: 3 000 euroa).
Lisäksi nimitystoimikunta ehdottaa, että hallituksen valiokuntien jäsenten palkkiot maksetaan kokouspalkkioina seuraavasti: valiokunnan puheenjohtajalle 1 000 euroa per kokous ja muille jäsenille 600 euroa per kokous.
Lisäksi nimitystoimikunta ehdottaa, että hallituksen jäsenten kuukausipalkkiot maksetaan yhtiön osakkeina ja rahana siten, että kuukausipalkkioiden kokonaismäärästä 40 prosenttia maksetaan julkisessa kaupankäynnissä Nasdaq Helsinki Oy:ssä muodostuvaan hintaan hankittavina yhtiön osakkeina tai osakeannilla ja 60 prosenttia maksetaan rahana. Yhtiö vastaa palkkio-osakkeiden hankintaan liittyvistä kaupankäyntikuluista sekä varainsiirtoverosta. Jos palkkiota ei oikeudellisista tai muista säädösperusteisista rajoituksista johtuen tai muun yhtiöön tai hallituksen jäseneen liittyvän syyn vuoksi voida maksaa osakkeina, tai palkkion maksaminen osakkeina osoittautuisi käytännössä kohtuuttoman hankalaksi, palkkio maksetaan rahana.
Nimitystoimikunta suosittaa, että hallituksen jäsen ei luovuta vuonna 2025 hallituksen jäsenyyden perusteella palkkiona maksettavia osakkeita ennen kuin niiden saantopäivästä on kulunut kaksi vuotta.
Valiokuntapalkkiot ehdotetaan maksettavaksi kokonaisuudessaan rahana.
Suomen ulkopuolella asuvalle hallituksen jäsenelle ehdotetaan maksettavaksi kokouspalkkio 900 euroa kokoukselta, jos jäsen saapuu Suomeen erikseen kokouksen vuoksi. Palkkio ehdotetaan maksettavaksi rahana. Jäsenen osallistuessa kokoukseen puhelimella tai muulla sähköisellä välineellä erillistä kokouspalkkiota ei makseta. Päätöksistä, jotka tehdään kokousta pitämättä, ei makseta kokouspalkkiota.
Matkustuskustannukset ehdotetaan korvattavaksi yhtiön matkustuspolitiikan mukaan.
14. Hallituksen jäsenten lukumäärästä päättäminen
Harvia Oyj:n osakkeenomistajien nimitystoimikunta ehdottaa yhtiökokoukselle, että yhtiön hallitukseen valitaan seitsemän jäsentä. Mikäli yhtiökokous ei hyväksyisi asiakohdan 12 mukaista yhtiöjärjestyksen muutosta, nimitystoimikunta ehdottaa, että yhtiön hallitukseen valitaan kuusi jäsentä.
15. Hallituksen jäsenten valitseminen
Harvia Oyj:n osakkeenomistajien nimitystoimikunta ehdottaa yhtiökokoukselle, että hallituksen jäseniksi toimikaudelle, joka alkaa varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä ja päättyy seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä, valitaan seuraavat henkilöt yksilövaalissa:
a) Heiner Olbrich (nykyinen jäsen),
b) Catharina Stackelberg-Hammarén (nykyinen jäsen),
c) Anders Holmén (nykyinen jäsen),
d) Hille Korhonen (nykyinen jäsen),
e) Markus Lengauer (nykyinen jäsen), ja
f) Olli Liitola (nykyinen jäsen).
Lisäksi nimitystoimikunta ehdottaa, että hallituksen jäseneksi valitaan toimikaudeksi, joka alkaa yhtiöjärjestyksen muutoksen rekisteröinnistä ja päättyy seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä:
g) Petri Castrén (uusi jäsen).
Mikäli yhtiökokous ei hyväksyisi asiakohdan 12 mukaista yhtiöjärjestyksen muutosta, nimitystoimikunta ehdottaa, että yksilövaalissa kuusi eniten ääniä saanutta ehdokasta valitaan hallitukseen.
Kaikki valittavaksi ehdotetut henkilöt ovat antaneet suostumuksensa ehdokkuudelle ja ovat riippumattomia yhtiöstä ja sen merkittävistä osakkeenomistajista.
Nykyisten hallituksen jäsenten ansioluettelot ovat saatavilla osoitteessa www.harviagroup.com/fi/sijoittajat/hallinnointi/hallitus/. Uudeksi hallituksen jäseneksi ehdotetun henkilön ansioluettelo tulee saataville osoitteeseen https://harviagroup.com/fi/sijoittajat/hallinnointi/yhtiokokous/yhtiokokous-2025/.
Nimitystoimikunta suosittelee, että yhtiön hallitus valitsisi puheenjohtajakseen Heiner Olbrichin ja varapuheenjohtajaksi Catharina Stackelberg-Hammarénin.
Osakkeenomistajien nimitystoimikunnan tehtävänä on varmistaa, että ehdotettavalla hallituksella kokonaisuutena on riittävä asiantuntemus, osaaminen ja kokemus, ja että kokoonpanossa huomioidaan Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodin sisältämät riippumattomuusvaatimukset ja yhtiöön sovellettavat arvopaperipörssin säännöt.
16. Tilintarkastajan palkkiosta päättäminen
Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että valittavalle tilintarkastajalle maksetaan palkkio yhtiön hyväksymän kohtuullisen laskun mukaan.
17. Tilintarkastajan valitseminen
Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että yhtiön tilintarkastajaksi valitaan seuraavaksi toimikaudeksi tilintarkastusyhteisö Deloitte Oy. Deloitte Oy on ilmoittanut, että mikäli se valitaan yhtiön tilintarkastajaksi, KHT Johan Groop toimii päävastuullisena tilintarkastajana.
18. Kestävyysraportoinnin varmentajan palkkiosta päättäminen
Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että valittavalle kestävyysraportoinnin varmentajalle maksetaan palkkio yhtiön hyväksymän kohtuullisen laskun mukaan.
19. Kestävyysraportoinnin varmentajan valitseminen
Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että kestävyystarkastusyhteisö Deloitte Oy valitaan yhtiön kestävyysraportoinnin varmentajaksi toimikaudelle, joka päättyy seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä. Deloitte Oy on ilmoittanut yhtiölle, että KRT, KHT Johan Groop toimisi päävastuullisena kestävyysraportointitarkastajana.
20. Hallituksen valtuuttaminen päättämään omien osakkeiden hankkimisesta
Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että yhtiökokous valtuuttaa hallituksen päättämään enintään 934 711 oman osakkeen hankkimisesta yhdessä tai useammassa erässä.
Hankittavien osakkeiden enimmäismäärä vastaa noin 5 prosenttia yhtiön kaikista osakkeista kokouskutsupäivän tilanteen mukaan. Päätöstä omien osakkeiden hankkimisesta ei kuitenkaan saa tehdä siten, että yhtiöllä ja sen tytäryhteisöillä hallussaan olevien omien osakkeiden yhteenlaskettu määrä olisi yli yksi kymmenesosa kaikista osakkeista. Omia osakkeita voidaan valtuutuksen nojalla hankkia vain vapaalla omalla pääomalla. Osakkeet hankitaan muuten kuin osakkeenomistajien omistusten mukaisessa suhteessa Nasdaq Helsinki Oy:n järjestämässä julkisessa kaupankäynnissä hankintahetken markkinahintaan tai muuten markkinoilla muodostuvaan hintaan.
Valtuutusta esitetään käytettäväksi esimerkiksi yhtiön osakepohjaisten kannustinjärjestelmien toteuttamiseen, hallituspalkkioiden maksamiseen tai muihin hallituksen päättämiin tarkoituksiin.
Yhtiölle hankitut omat osakkeet voidaan pitää yhtiöllä, mitätöidä tai luovuttaa edelleen. Hallitus päättää muista omien osakkeiden hankkimiseen liittyvistä seikoista.
Hallitus ehdottaa, että valtuutus kumoaa yhtiön osakkeenomistajien 26.4.2024 antaman valtuutuksen päättää omien osakkeiden hankkimisesta.
Valtuutuksen ehdotetaan olevan voimassa seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättymiseen saakka, kuitenkin enintään 30.6.2026 asti.
21. Hallituksen valtuuttaminen päättämään osakeannista sekä optio-oikeuksien ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta
Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että yhtiökokous valtuuttaa hallituksen päättämään osakeannista sekä osakeyhtiölain 10 luvun 1 §:n tarkoittamien osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta yhdessä tai useammassa erässä joko maksua vastaan tai maksutta.
Annettavien osakkeiden määrä, mukaan lukien erityisten oikeuksien perusteella saatavat osakkeet, voi olla yhteensä enintään 1 869 423 osaketta. Hallitus voi päättää antaa joko uusia osakkeita tai yhtiön hallussa mahdollisesti olevia omia osakkeita.
Valtuutus oikeuttaa hallituksen päättämään kaikista osakeannin sekä osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisen ehdoista, mukaan lukien oikeuden osakkeenomistajien merkintäetuoikeudesta poikkeamiseen. Valtuutusta esitetään käytettäväksi yhtiön taseen ja rahoitusaseman vahvistamiseen, hallituspalkkioiden maksamiseen tai muihin hallituksen päättämiin tarkoituksiin.
Valtuutuksen ehdotetaan olevan voimassa seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättymiseen saakka, kuitenkin enintään 30.6.2026 asti. Valtuutus kumoaa aikaisemmat käyttämättömät osakeantia ja optio-oikeuksien sekä muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamista koskevat valtuutukset.
22. Kokouksen päättäminen
B. Yhtiökokousasiakirjat
Edellä mainitut yhtiökokouksen asialistalla olevat päätösehdotukset sekä tämä kokouskutsu ovat saatavilla Harvia Oyj:n internetsivuilla osoitteessa www.harviagroup.com. Harvia Oyj:n tilinpäätös, toimintakertomus (sisältäen kestävyysraportin), tilintarkastuskertomus, kestävyysraportoinnin varmennuskertomus sekä palkitsemispolitiikka ja palkitsemisraportti ovat saatavilla mainituilla internetsivuilla viimeistään 18.3.2025. Päätösehdotukset ja muut edellä mainitut asiakirjat ovat myös nähtävillä yhtiökokouksessa.
Yhtiökokouksen pöytäkirja on nähtävillä edellä mainituilla internetsivuilla 22.4.2025 alkaen.
C. Ohjeita kokoukseen osallistujille
1. Osakasluetteloon merkitty osakkeenomistaja
Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 27.3.2025 rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka omistamat yhtiön osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärään.
Ilmoittautuminen yhtiökokoukseen alkaa 17.3.2025 klo 10.00. Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua viimeistään 1.4.2025 klo 16.00, mihin mennessä ilmoittautumisen on oltava perillä. Yhtiökokoukseen voi ilmoittautua:
a) Yhtiön internetsivujen kautta osoitteessa www.harviagroup.com. Sähköisessä ilmoittautumisessa vaaditaan osakkeenomistajan tai hänen lakimääräisen edustajansa tai asiamiehensä vahva tunnistautuminen suomalaisilla, ruotsalaisilla tai tanskalaisilla pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.
b) sähköpostitse Innovatics Oy:lle osoitteeseen agm@innovatics.fi. Ilmoittautuvan osakkeenomistajan tulee sisällyttää viestiin yhtiön verkkosivuilla www.harviagroup.com saatavilla oleva ilmoittautumislomake ja mahdollinen ennakkoäänestyslomake tai vastaavat tiedot.
c) postitse Innovatics Oy:lle osoitteeseen Innovatics Oy, Yhtiökokous / Harvia Oyj, Ratamestarinkatu 13 A, 00520 Helsinki. Ilmoittautuvan osakkeenomistajan tulee sisällyttää viestiin yhtiön verkkosivuilla www.harviagroup.com saatavilla oleva ilmoittautumislomake ja mahdollinen ennakkoäänestyslomake tai vastaavat tiedot.
d) Puhelimitse numeroon 010 2818 909 arkisin kello 9.00-12.00 ja kello 13.00-16.00 välisenä aikana. Puhelinilmoittautumisen yhteydessä ei voi ennakkoäänestää.
Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa tarvittavat tiedot, kuten osakkeenomistajan nimi, syntymäaika tai y-tunnus, yhteystiedot, mahdollisen avustajan tai asiamiehen nimi sekä asiamiehen syntymäaika, sähköpostiosoite ja/tai puhelinnumero. Osakkeenomistajien Harvia Oyj:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.
Osakkeenomistajan, hänen edustajansa tai asiamiehensä tulee kokouspaikalla tarvittaessa pystyä osoittamaan henkilöllisyytensä ja/tai edustusoikeutensa.
Lisätietoja ilmoittautumiseen ja ennakkoäänestämiseen liittyen on saatavissa puhelimitse yhtiökokouksen ilmoittautumisaikana Innovatics Oy:n puhelinnumerosta 010 2818 909 arkisin kello 9.00–12.00 ja kello 13.00–16.00.
2. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja
Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 27.3.2025. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään 3.4.2025 klo 10.00 mennessä. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen. Osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärään.
Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien tilapäistä rekisteröitymistä osakasluetteloon, valtakirjojen ja äänestysohjeiden antamista sekä ilmoittautumista ja osallistumista yhtiökokoukseen sekä tarvittaessa ennakkoon äänestämistä. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajan tulee ilmoittaa yhtiökokoukseen osallistuva hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja merkittäväksi tilapäisesti yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä sekä huolehtia tarvittaessa ennakkoäänestämisestä hallintarekisteröidyn osakkeenomistajan puolesta ennen hallintarekisteröityjä osakkeenomistajia koskevan ilmoittautumisajan päättymistä. Lisätietoa asiasta on saatavilla myös yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.harviagroup.com.
3. Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat
Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan asiamiehen välityksellä. Osakkeenomistajan asiamies voi myös halutessaan äänestää ennakkoon tässä kutsussa kuvatulla tavalla. Asiamiehen on tunnistauduttava sähköiseen ilmoittautumispalveluun ja ennakkoäänestykseen henkilökohtaisesti vahvalla tunnistautumisella, jonka jälkeen hän pääsee tekemään ilmoittautumisen ja tarvittaessa myös äänestämään ennakkoon edustamansa osakkeenomistajan puolesta. Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa yhtiökokouksessa.
Edustusoikeuden voi osoittaa hyödyntämällä sähköisessä ilmoittautumispalvelussa käytettävissä olevaa suomi.fi valtuudet -palvelua. Osakkeenomistajat voivat perinteisen valtakirjan vaihtoehtona käyttää sähköistä Suomi.fi-valtuuttamispalvelua asiamiehen valtuuttamista varten. Asiamies nimetään Suomi.fi-palvelussa osoitteessa www.suomi.fi/valtuudet (valtuutusasia ”Yhtiökokouksessa edustaminen”). Yhtiökokouspalvelussa valtuutetun tulee ilmoittautumisen yhteydessä tunnistautua vahvalla sähköisellä tunnistautumisella, ja sen jälkeen sähköinen valtuus tarkistetaan automaattisesti. Vahva sähköinen tunnistaminen tapahtuu pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Lisätietoja sähköisestä valtuuttamisesta on saatavilla osoitteessa www.suomi.fi/valtuudet.
Malli valtakirjaksi on saatavilla yhtiön internetsivuilla www.harviagroup.com. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvopaperitileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.
Mahdolliset valtakirjat pyydetään toimittamaan ensisijaisesti liitetiedostona sähköisen ilmoittautumisen yhteydessä tai vaihtoehtoisesti postitse osoitteeseen Innovatics Oy, Yhtiökokous / Harvia Oyj, Ratamestarinkatu 13 A, 00520 Helsinki tai sähköpostitse osoitteeseen agm@innovatics.fi ennen ilmoittautumisajan päättymistä. Valtakirjojen toimittamisen lisäksi osakkeenomistajan tai tämän asiamiehen tulee huolehtia ilmoittautumisesta yhtiökokoukseen edellä tässä kutsussa kuvatulla tavalla.
4. Kokouksen etäseuranta
Osakkeenomistaja, jolla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen ja jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, voi seurata kokousta myös etäyhteyden välityksellä.
Verkkolähetyksen välityksellä ei ole mahdollista esittää kysymyksiä, tehdä vastaehdotuksia, käyttää muita puheenvuoroja tai äänestää. Kokouksen seuraamista verkkolähetyksen välityksellä ei pidetä yhtiökokoukseen osallistumisena tai osakkeenomistajien oikeuksien käyttämisenä.
Etäyhteys yhtiökokoukseen toteutetaan Inderes Oyj:n virtuaalisen yhtiökokouspalvelun kautta Videosync-alustalla, joka sisältää video- ja ääniyhteyden yhtiökokoukseen. Etäyhteyden käyttäminen ei vaadi maksullisia ohjelmistoja tai latauksia. Osallistuminen vaatii internetyhteyden lisäksi tietokoneen, älypuhelimen tai tabletin, jossa on äänentoistoa varten kaiuttimet tai kuulokkeet. Osallistumiseen suositellaan käytettäväksi jotakin seuraavista selaimista: Chrome, Firefox, Edge, Safari tai Opera.
Seurantalinkki ja salasana etäseurantaan lähetetään sähköpostilla ja/tai tekstiviestinä ilmoittautumisen yhteydessä annettuun sähköpostiosoitteeseen ja/tai matkapuhelinnumeroon kaikille yhtiökokoukseen ilmoittautuneille viimeistään yhtiökokousta edeltävänä päivänä. Kokousjärjestelmään on suositeltavaa kirjautua jo hyvissä ajoin ennen kokouksen alkamisajankohtaa.
Tarkemmat tiedot yhtiökokouspalvelusta, lisäohjeet asiamiehelle tämän edustaessa useampaa osakkeenomistajaa, palveluntarjoajan yhteystiedot ja ohjeet mahdollisten häiriötilanteiden varalle löytyvät osoitteesta https://vagm.fi/support sekä linkki tietokoneen, älypuhelimen tai tabletin ja verkkoyhteyden yhteensopivuuden testaamiseen löytyy osoitteesta https://demo.videosync.fi/agm-compatibility?language=fi. On suositeltavaa, että tarkempiin osallistumisohjeisiin tutustutaan ennen yhtiökokouksen alkamista.
5. Äänestäminen ennakkoon
Osakkeenomistaja, jonka omistamat yhtiön osakkeet on kirjattu hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, voi äänestää ennakkoon 17.3.2025 klo 10.00– 1.4.2025 klo 16.00 välisenä aikana tiettyjen yhtiökokouksen asialistalla olevien asiakohtien osalta
a) yhtiön internetsivujen kautta osoitteessa www.harviagroup.com. Palveluun kirjautuminen tapahtuu vastaavasti kuin ilmoittautumisen osalta edellä tämän kutsun kohdassa C.1.
b) sähköpostitse toimittamalla yhtiön internetsivuilla saatava ennakkoäänestyslomake tai vastaavat tiedot Innovaticsille osoitteeseen agm@innovatics.fi.
c) tai postitse toimittamalla yhtiön internetsivuilla saatavilla olevan ennakkoäänestyslomakkeen tai vastaavat tiedot Innovatics Oy:lle osoitteeseen Innovatics Oy, Yhtiökokous / Harvia Oyj, Ratamestarinkatu 13 A, 00520 Helsinki.
Ennakkoäänten on oltava perillä ennakkoäänestyksen päättymisajankohtaan mennessä. Äänten toimittaminen postitse tai sähköpostitse ennen ilmoittautumisen ja ennakkoäänestyksen päättymistä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen, kunhan siitä ilmenee edellä mainitut ilmoittautumiseen vaadittavat tiedot.
Ennakkoon äänestäneen osakkeenomistajan ei ole mahdollista käyttää osakeyhtiölain mukaista kyselyoikeutta tai oikeutta vaatia äänestystä, ellei hän itse tai asiamiehen välityksellä osallistu yhtiökokoukseen kokouspaikalla.
Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajan osalta ennakkoäänestys tapahtuu tilinhoitajan välityksellä. Tilinhoitaja voi äänestää ennakkoon edustamiensa hallintarekisteröityjen osakkeen omistajien puolesta näiden antamien äänestysohjeiden mukaisesti hallintarekisteröidyille osakkeille asetettuna ilmoittautumisaikana.
Ennakkoäänestyksen kohteena oleva päätösehdotus katsotaan esitetyksi muuttumattomana yhtiökokouksessa.
6. Muut ohjeet/tiedot
Yhtiökokous pidetään pääasiassa suomen kielellä, mutta osa puheenvuoroista esitetään englanniksi. Kokouksessa on simultaanitulkkaus englanniksi ja suomeksi.
Yhtiökokouksessa läsnä olevalla osakkeenomistajalla on yhtiökokouksessa osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:n mukainen kyselyoikeus kokouksessa käsiteltävistä asioista.
Harvia Oyj:llä on kokouskutsun päivänä yhteensä 18 694 236 osaketta, jotka edustavat yhtä monta ääntä. Yhtiön hallussa on kokouskutsun päivänä yhteensä 15 207 omaa osaketta, joilla ei voi käyttää äänivaltaa yhtiökokouksessa.
Muurame, 14.3.2025
HARVIA OYJ
HALLITUS
Liite
