Toimintatapaohje

1. Johdanto

Tämän ohjeistuksen tarkoituksena on varmistaa, että Harvia Oyj:ssä ja kaikissa sen tytäryhtiöissä (”Harvia-konserni” tai ”Konserni”) noudatetaan yhteisiä eettisiä periaatteita. Harvia-konsernin toimintatapaohje (”Ohje”) kuvaa yleisesti hyväksyttyjä käytäntöjä ja sitoutumistamme lakien ja asetusten noudattamiseen.

Tämä Ohje koskee jokaista Harvia-konsernin työntekijää ja sen noudattamista edellytetään tinkimättömästi.

2. Lakien noudattaminen

Noudatamme kaikkia soveltuvia lakeja, säännöksiä ja Harvia-konsernia velvoittavia sitoumuksia liiketoimintaa harjoittaessamme. Emme hyväksy lakien vastaista toimintaa ja edellytämme henkilöstömme toimivan työtehtäviään hoitaessaan voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti sekä Suomessa että muiden valtioiden alueilla.

Henkilöstöllä on henkilökohtainen velvollisuus perehtyä omaan työtehtäväänsä liittyvään lainsäädäntöön ja toimia sen edellyttämällä tavalla.

3. Ympäristö, terveys ja turvallisuus

Haluamme suojella ympäristöä, terveyttä ja turvallisuutta sekä parantaa kaikkien liiketoimintojemme laatua. Pyrimme ehkäisemään ja vähentämään toimintamme haitallisia vaikutuksia ympäristöön, ihmisiin ja omaisuuteen sekä edistämään tehokasta luonnonvarojen käyttöä.

4. Tuoteturvallisuus

Noudatamme sovellettavia turvallisuusmääräyksiä ja annamme käyttäjille tietoa tuotteiden turvallisesta käytöstä. Otamme liiketoimintapäätöksissämme huomioon ihmisten, prosessien ja tuotteidemme turvallisuuden. Varmistamme, että Harvia-konsernin tuotteet ovat turvallisia ja että niiden käyttötarkoitus on asianmukaisesti kuvattu ja arvioitu. Määritämme ja etsimme tapoja vähentää tuotteidemme riskejä ja ympäristövaikutuksia sekä tuotannon että tuotteiden koko elinkaaren aikana. Annamme asiakkaillemme ja muille olennaisille osapuolille kaikki tarvittavat tiedot tuotteistamme.

5. Kilpailuoikeus

Toimimme soveltuvan kilpailulainsäädännön edellyttämällä tavalla. Pyrkiessämme liiketoiminnan menestyksellisyyteen tavoittelemme kilpailuetua ainoastaan laillisten ja eettisten menettelytapojen avulla.

Harvia-konserni ei saa yksin eikä muiden toimijoiden kanssa yhdessä toimia tavoilla, joista aiheutuu rajoitteita vapaalle kilpailulle. Jokaisen työntekijän on toimittava oikeudenmukaisesti asiakkaidemme, palveluntarjoajiemme, toimittajiemme, kilpailijoidemme ja kolmansien osapuolien kanssa eikä ketään tule käyttää hyväkseen esimerkiksi manipuloimalla, tietoa salaten, tietoja väärinkäyttäen, faktoja vääristellen tai muulla epäoikeudenmukaisella toimintatavalla.

Kilpailuoikeusrikkomuksista voi seurata Harvia-konsernille merkittäviä sanktioita tai sakkorangaistuksia sekä vahingonkorvausvelvollisuus. Myös yksittäinen kilpailuoikeusrikkomukseen syyllistynyt työntekijä saattaa joutua rikos- ja/tai vahingonkorvausvastuuseen.

6. Lahjonnan ja korruption kielto

Kaikenlainen korruptio ja lahjonta Harvia-konsernin toiminnoissa on kiellettyä. Harvia-konserni ja sen työntekijät eivät saa luvata, tarjota tai antaa lahjuksia tai muita lainvastaisia maksuja tai etuuksia suoraan tai välillisesti yhdellekään viranomaiselle tai muulle taholle liiketoiminnan aloittamiseksi tai säilyttämiseksi taikka minkään muun syyn vuoksi.

Lahjojen antamista taikka vieraiden tai muiden liikekumppaneiden isännöimistä koskevat rajoitukset eivät koske tavanomaista pienimuotoista liiketoimintaan liittyvää kestitsemistä. Kestitseminen ei saa kuitenkaan milloinkaan olla niin usein tapahtuvaa, kohtuutonta tai laaja-alaista, että se loisi vaikutelman epäasiallisuudesta.

Jos työntekijä on epävarma tällaisen vieraanvaraisuuden ja kestitsemisen asianmukaisuudesta, hänen täytyy konsultoida Harvia-konsernin talousjohtajaa tai paikallisen yhtiön toimitusjohtajaa ennen sen järjestämistä. Lisäksi kestitseminen, joka kohdistuu kokonaan tai osittain viranomaiseen, edellyttää aina erityistä etukäteisharkintaa ja Harvia-konsernintalousjohtajan tai paikallisen yhtiön toimitusjohtajan lupaa.

Harvia-konsernin työntekijöiden ei tule vastaanottaa vähäistä suurempia henkilökohtaisia lahjoja tai muita liiketoimintaan liittyviä etuuksia Harvia-konsernin asiakkailta, alihankkijoilta tai muilta liikekumppaneilta. Lahjat ja muut liiketoimintaan liittyvät etuudet voidaan hyväksyä vain silloin, kun ne annetaan normaalin liiketoiminnan yhteydessä, ja edellyttäen aina sitä, että ne ovat arvoltaan vähäisiä.

Minkäänlaisia lahjoja, palveluita, kestitsemistä, rahaa, oikeudetonta etua tai muutakaan arvokasta ei saa luvata, tarjota tai tuoda viranomaisen saataville missään määrin, välittömästi tai välillisesti, tämän virkatoimiin vaikuttamiseksi. Oikeudeton etu voi myös olla rahalliselta arvoltaan vähäinen.

Minkäänlaisia lahjoja, palveluita, kestitsemistä, rahaa, oikeudetonta etua tai muutakaan arvokasta ei saa luvata, tarjota tai tuoda kenenkään vastapuolena olevan yrityksen palveluksessa olevan tai yrityksen puolesta tehtävää suorittavan henkilön saataville missään määrin, välittömästi tai välillisesti, siinä tarkoituksessa, että tämä henkilö toimeaan tai tehtäviään suorittaessaan suosisi Konsernia tai muuta henkilöä. Oikeudeton etu voi myös olla rahalliselta arvoltaan vähäinen tai olematon.

7. Poliittinen toiminta ja osallistuminen

Ellei Harvia-konsernin hallitus toisin päätä, Konserni ei osallistu poliittiseen toimintaan eikä Konsernin varoja tule käyttää minkäänlaisten poliittisten lahjoitusten tekemiseen.

Aktiivinen poliittinen toiminta on jokaisen työntekijän henkilökohtainen valinta ja sen tulee tapahtua jokaisen omalla ajalla yksityishenkilön roolissa eikä Konsernin nimissä. Konsernin varoja, nimeä, varallisuutta tai omaisuutta ei tule käyttää poliittisiin tarkoituksiin tai tietyn poliittisen näkemyksen kannattamiseen suoraan eikä välillisesti.

8. Liikekumppanit

Toimimme vain luotettavien liikekumppaneiden kanssa, jotka ottavat ympäristön ja ihmiset huomioon. Konserni odottaa kaikkien liikekumppaneidensa ja alihankkijoidensa noudattavan sovellettavia lakeja sekä sitoutumaan eettiseen ja kestävään liiketoimintaan.

9. Eturistiriidat

Harvia-konsernin työntekijöiden ei tule osallistua liike- tai muihin toimiin, joista saattaa syntyä ristiriitaa Konsernin edun ja henkilökohtaisen tai oman lähipiirin edun välillä. Jokaisen velvollisuus on tuoda avoimesti esiin tällaisen ristiriidan mahdollisuus.

Eturistiriitatilanne voi syntyä myös henkilön ryhtyessä sellaisiin toimenpiteisiin, jotka vaikuttavat henkilön kykyyn suorittaa työnsä Konsernillemme asianmukaisesti ja tehokkaasti. Sivu- tai lisätöistä tulee aina ilmoittaa etukäteen työnantajalle.

10. Tiedottamisperiaatteet

Harvia-konserni soveltaa taloudellisten ja muiden tietojen julkistamisessa korkeita laatuvaatimuksia. Kaikkien Konsernin puolesta tehtyjen liiketoimien tulee näkyä tarkasti ja totuudenmukaisesti kirjanpidossa.

11. Luottamuksellisuus

Työntekijöiden on huolehdittava kaiken luottamuksellisen tiedon säilyttämisestä luottamuksellisena riippumatta siitä, onko tieto saatu Harvia-konsernilta tai Konsernin kanssa liiketoimintaa harjoittavalta taholta. Tällaisen tiedon ilmaiseminen on sallittua vain tilanteissa, joissa ilmaisulle on erillinen lupa tai kun ilmaisuvelvollisuus perustuu lain säännöksiin. Luottamuksellinen tieto käsittää kaiken ei-julkisen tiedon, joka saattaa paljastuessaan olla kilpailijoiden hyödyksi taikka Konsernin tai sen liikekumppaneiden haitaksi. Työsuhteen aikana saatu luottamuksellinen tieto on Harvia-konsernin omaisuutta ja sen paljastaminen ulkopuoliselle on kielletty.

12. Tietosuoja ja pääsy tietoihin

Harvia-konsernissa noudatetaan kulloinkin voimassa olevan henkilötietolain periaatteita, joissa täsmennetään velvoitteet henkilötietojen keräämiselle, käsittelemiselle, prosessoimiselle, siirtämiselle ja säilyttämiselle.

Henkilötietojen käsittelylle tulee olla aina henkilötietolain tarkoittama perusteltu syy.

13. Rahanpesun kielto ja kansainväliset sanktiot

Jokaisen Harvia-konsernin työntekijän tulee noudattaa terrorismin rahoittamisen ja rahanpesun estämiseen liittyvää lainsäädäntöä. Liiketoimiin ei tule myöskään ryhtyä sellaisten tahojen kanssa, joihin kohdistuu rikossyyte tai kansainvälisiä sanktioita. Liiketoimia tehtäessä tulee varmistua vastapuolen henkilöllisyydestä ja taustoista.

14. Ihmisoikeudet

Kunnioitamme ja edistämme ihmisoikeuksia siten kuin ne on määritelty Yhdistyneiden kansakuntien Ihmisoikeuksien yleismaailmallisessa julistuksessa. Tällaisia oikeuksia ovat muun muassa mielipiteenvapaus, ilmaisuvapaus, uskonnonvapaus ja yhdistymisvapaus sekä vapaus rotuun, ikään, kansalaisuuteen, sukupuoleen tai seksuaaliseen suuntautumiseen perustuvasta syrjinnästä.

Emme myöskään hyväksy lapsityövoiman tai pakkotyön käyttöä eikä työolosuhteita, jotka eivät ole kansainvälisten sopimusten, käytänteiden ja Konsernin omien eettisten standardien mukaisia.

15. Häirinnän ja syrjinnän kielto

Vaalimme monimuotoisuutta ja edistämme tasapuolista ja yhdenmukaista kohtelua kaikilla työsuhteen osa-alueilla. Edistämme toiminnassamme tasa-arvoa emmekä hyväksy minkäänlaista häirintää tai syrjintää.

16. Seuraamukset

Kaikenlainen vilpillinen toiminta on Harvia-konsernissa kiellettyä. Hyötymistarkoituksessa tehty vilppi, mukaan lukien varkaus, petos tai muu vastaava epäasiallinen toiminta, on viranomaisasia.

Soveltuvan lainsäädännön, ohjeistuksen tai muiden Harvia-konsernia velvoittavien sitoumusten noudattamatta jättämisellä voi olla vakavia seuraamuksia, mukaan lukien työsuhteen päättäminen, mahdollinen rikos- ja siviilioikeudellinen vastuu sekä vahingonkorvausvelvollisuus.

17. Ohjeen toimeenpano ja noudattamisen seuranta

Tämän ohjeen toimeenpanon perustana on Harvia Oyj:n ylimmän johdon ja kaikkien esimiesten tinkimätön esimerkki.

Ohjeiden vastainen toiminta heikentää Harvian brändejä ja luottamusta Harvia-konserniin sekä saattaa aiheuttaa merkittäviä liiketoiminnallisia tai henkilökohtaisia riskejä. Jokaisen työntekijän velvollisuus on pyytää tarvittaessa apua sekä ilmoittaa epäillyistä tai havaituista rikkomuksista välittömästi. Huolenaiheista tai rikkomuksista tulee ilmoittaa Harvia Oyj:n luottamukselliseen ilmoituskanavaan https://harviagroup.com/fi/vastuullisuus/whistleblowing/ ja tarvittaessa avustaa kaikessa epäiltyä virheellistä menettelyä koskevassa tutkinnassa. Harvia-konsernin toimintaperiaatteena on torjua epäeettinen tai lainvastainen menettely ja puuttua siihen niin nopeasti kuin kohtuudella on mahdollista menettelyn ilmitulon jälkeen.

Kaikki tehdyt ilmoitukset käsitellään luottamuksellisesti asiaan soveltuvan lainsäädännön rajoissa ja huomioiden Konsernin velvollisuus tutkia ilmoitettuja asioita. Myös ilmoituksen tekijän henkilöllisyyttä kohdellaan luottamuksellisesti. Työntekijöillä on velvollisuus kohdella tietoonsa tullutta tutkintaa tai siihen liittyviä seikkoja luottamuksellisesti.

18. Päätöksenteko, muutokset ja vastuulliset tahot

Tämän toimintatapaohjeen on hyväksynyt Harvia Oyj:n (Harvia Holding Oy:n) hallitus tammikuussa 2018 ja sen muotoiluja on päivitetty sopimaan kansainväliseen jakeluun Konsernin sisällä marraskuussa 2020.

Toimintatapaohjetta tarkastellaan säännöllisin väliajoin ja sitä päivitetään tarvittaessa. Toimintatapaohjeen omistaja on Harvia Oyj:n talousjohtaja ja sen päivittämisestä ja siihen tehtävistä muutoksista vastaavat talousjohtaja ja toimitusjohtaja yhdessä.