Me Harvialla haluamme toimia oikein. Pidämme arvossa turvallisuutta ja kaikkien liiketoimintaamme liittyvien tahojen kunnioitusta.
Whistleblowing-palvelun avulla voit ilmoittaa meille vakavista väärinkäytösriskeistä, jotka vaikuttavat ihmisiin, organisaatioomme, yhteiskuntaan tai ympäristöön. Ilmoituksesi voi sisältää tietoja rikoksista, säännönvastaisuuksista sekä EU:n tai kansallisten lakien rikkomuksista työympäristössä.
Sinulla ei tarvitse olla todisteita epäilystesi tueksi, mutta ilmoitukset pitää tehdä hyvässä uskossa.
Ilmoituskanavaa hoitaa ulkopuolinen kumppani, WhistleB, Whistleblowing Centre, nimettömyyden varmistamiseksi. Ilmoitusmenettely on salattu ja suojattu salasanalla.
Kaikki ilmoitukset käsitellään luottamuksellisesti.
Harvian Whistleblowing-kanava on osoitteessa https://report.whistleb.com/fi/harvia
Me Harvialla pyrimme toiminnassamme läpinäkyvyyteen ja korkeaan liiketoiminnan etiikkaan. Whistleblowing-ilmoituspalvelumme tarjoaa mahdollisuuden ilmoittaa organisaatiolle epäillyistä väärinkäytöksistä luottamuksellisesti. Se on tärkeä työkalu riskien vähentämiseksi ja luottamuksen ylläpitämiseksi liiketoiminnassamme, koska se auttaa meitä havaitsemaan mahdolliset väärinkäytökset ja reagoimaan niihin varhaisessa vaiheessa. Whistleblowing-ilmoituksen voi tehdä avoimesti tai nimettömästi.
Whistleblowing-palvelua voidaan käyttää varoittamaan meitä ihmisiin, organisaatioomme, yhteiskuntaan tai ympäristöön kohdistuvista vakavien väärinkäytösten riskeistä.
Ilmoitettaviin asioihin lukeutuvat työhön liittyvissä yhteyksissä rikokset, epäselvyydet ja laiminlyönnit sekä muut EU:n tai kansallisen lainsäädännön vastaiset toimet. Näitä voivat olla:
Jos asia koskee tyytymättömyyttä työpaikalla tai muuta vastaavaa, työntekijöitä pyydetään ottamaan yhteyttä esimieheensä, koska näitä asioita ei voi tutkia whistleblowing-prosessin yhteydessä.
Ilmoituksentekijällä ei tarvitse olla vankkoja todisteita väärinkäytöksestä ilmoittamiseksi. Virheellisten tai ilkeämielisten tietojen tahallinen ilmoittaminen on kuitenkin kiellettyä. Whistleblowing-ilmoituspalvelun väärinkäyttö on vakava rikkomus joka voi johtaa toimenpiteisiin.
Huolenaiheesta voi ilmoittaa eri tavoin:
Kaikki vastaanotetut viestit käsitellään luottamuksellisesti. Whistleblowing-kanavaa hallinnoi WhistleB, ulkopuolinen palveluntarjoaja. Kaikki viestit salataan. WhistleB turvaa ilmoituksen lähettäneen henkilön nimettömyyden poistamalla kaikki metatiedot, kuten IP-osoitteet. Ilmoituksen lähettänyt henkilö pysyy nimettömänä myös jatkokeskustelussa ilmoituksen vastuullisten vastaanottajien kanssa.
Whistleblowing-tiimi
Pääsy Whistleblowing-kanavamme kautta saapuviin viesteihin on rajattu nimetyille henkilöille, jotka on valtuutettu käsittelemään whistleblowing-tapauksia. Heidän toimintansa tallennetaan lokiin, ja käsittely on luottamuksellista. Tutkintaprosessiin voidaan tarvittaessa ottaa mukaan asiantuntemusta lisääviä henkilöitä ilmoituksentekijän suostumuksella, mikäli ilmoittajan henkilöllisyys paljastetaan. Nämä henkilöt näkevät asiaankuuluvat tiedot, ja luottamuksellisuus koskee myös heitä.
Viestin vastaanottaminen
Viestin saatuaan whistleblowing-tiimi päättää sen hyväksymisestä tai hylkäämisestä. Jos viesti hyväksytään, ryhdytään asianmukaisiin toimenpiteisiin tutkintaa varten. Katso alta kohta Tutkinta.
Ilmoituksentekijä saa tiedon ilmoituksen vastaanottamisesta 7 päivän kuluessa.
Whistleblowing-tiimi ei tutki ilmoitettua väärinkäytöstä, jos:
Jos ilmoitus sisältää asioita, jotka eivät kuulu näiden whistleblowing-ohjeiden soveltamisalaan, whistleblowing-tiimin tulee tarjota ilmoituksentekijälle asianmukaiset ohjeet.
Whistleblowing-tiimi antaa asianmukaista palautetta 3 kuukauden sisällä ilmoituksen saapumispäivästä.
Tutkinta
Kaikkiin viesteihin suhtaudutaan vakavasti ja näiden whistleblowing-ohjeiden mukaisesti.
Ilmoittajan suojelu
Henkilö, joka ilmaisee aidon epäilyn tai huolenaiheen näiden ohjeiden mukaisesti, ei ole vaarassa menettää työtään eikä kärsi minkäänlaisia seuraamuksia tai henkilökohtaisia haittoja. Ei ole merkitystä, erehtyykö ilmoittaja edellyttäen, että hän toimii vilpittömästi.
Ilmoittaja pidetään ajan tasalla tutkinnan tuloksista huomioon ottaen niiden henkilöiden yksityisyys, joita vastaan syytökset on esitetty, sekä muut luottamuksellisuuteen liittyvät seikat.
Rikoksista syytettäessä ei-anonyymille ilmoittajalle ilmoitetaan, että hänen henkilöllisyytensä voidaan joutua paljastamaan oikeudenkäynnin yhteydessä.
Henkilötietojen käsittely
Tämä whistleblowing-palvelu saattaa kerätä henkilötietoja viestissä määritetystä henkilöstä, viestin lähettävästä henkilöstä (jos viestiä ei ole lähetetty nimettömästi) ja mahdollisesta kolmannesta osapuolesta tutkiakseen ilmoitettuihin eettisten ohjeidemme tai sisäisten sääntöjemme vastaisiin väärinkäytöksiin ja sopimattomaan käyttäytymiseen liittyvät tosiasiat. Tämä käsittely perustuu lakisääteisiin velvoitteisiin ja rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun estää maineeseen kohdistuvat riskit ja edistää eettistä liiketoimintaa. Lähetetyn ilmoituksen ja tämän käsittelyn alaiset faktat näkevät vain pätevät ja valtuutetut henkilöt, jotka käsittelevät kyseisiä tietoja luottamuksellisesti. Sinulla on oikeus tutustua itseäsi koskeviin tietoihin, vaatia tietojen oikaisua, vastustaa tietojen käsittelyä tai vaatia rajoitettua henkilötietojen käsittelyä paikallisen tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Nämä oikeudet voidaan kumota turvaamistoimenpiteillä, joita tarvitaan estämään todisteiden tuhoaminen tai tapauksen käsittelyn ja tutkinnan muunlainen estäminen. Tiedot säilytetään EU:n sisällä. Jos sinulla on kysyttävää tai haluat tehdä valituksen, lähetä pyyntösi osoitteeseen compliance@harvia.com.
Tietojen poistaminen
Whistleblowing-viesteihin ja tutkinta-asiakirjoihin sisältyvät henkilötiedot poistetaan tutkinnan päätyttyä, paitsi silloin kun henkilötietoja on säilytettävä muiden sovellettavien lakien mukaisesti. Tiedot poistetaan pysyvästi 30 päivän kuluttua tutkinnan päättymisestä. Arkistoitavat tutkinta-asiakirjat ja whistleblowing-viestit anonymisoidaan GDPR:n mukaisesti; ne eivät saa sisältää henkilötietoja, joiden perusteella henkilöt voi tunnistaa suoraan tai epäsuorasti.
Henkilötietojen rekisterinpitäjä:
Harvia Group Oy vastaa whistleblowing-palvelussa käsiteltävistä henkilötiedoista.
Henkilötietojen käsittelijä:
WhistleB Whistleblowing Centre Ab (World Trade Centre, Klarabergsviadukten 70, SE-107 24 Stockholm) vastaa whistleblowing-sovelluksesta, mukaan lukien salattujen tietojen, kuten whistleblowing-viestien, käsittely. WhistleB tai sen alihankkijat eivät pysty purkamaan viestien salausta ja lukemaan viestejä. Täten WhistleB:llä tai sen alihankkijoina toimivilla käsittelijöillä ei ole pääsyä luettavaan sisältöön.
.
